Il recupero crediti nella pratica odontoiatrica: come difendersi dai furbetti.
  • 06 novembre 2018

Il recupero crediti è di certo uno degli aspetti più scomodi del rapporto con il paziente. Esigere il denaro dovuto non è sempre facile, perché intervengono in gioco diversi fattori tra cui il timore di rovinare il rapporto di fidelizzazione. Di fronte a un paziente smemorato che di appuntamento in appuntamento si “dimentica” di saldare, la segreteria si trova nella posizione poco piacevole di dover insistere per ricevere il pagamento concordato.

Il detto “prevenire è meglio che curare”, che tanta fortuna ha riscosso tra i dentisti, è valido anche in questo caso: accordi chiari, ben scritti e controfirmati sono una certezza per il professionista e uno strumento per agevolare il nostro front office a chiedere i soldi in maniera legittima.

È proprio la poca chiarezza ad essere spesso causa di malintesi o – nei peggiori casi – di vere e proprie furberie da parte dei nostri pazienti. 
 

Come evitare situazioni “difficili” e gestire il rapporto creditizio col paziente?

La domanda esplicita “è d’accordo con questa modalità di pagamento/finanziamento” è la base sulla quale impostare un corretto monitoraggio dei pagamenti: gli accordi presi poi devono essere controfirmati e inseriti in appositi scadenziari per monitorare lo stato della pratica ed evitare il pericolo sempre in agguato che un paziente sia invogliato a fare il furbetto ad approfittare della disorganizzazione dello studio.

I programmi gestionali rappresentano un grande aiuto, e grazie a specifiche funzionalità permettono un controllo puntuale, e di intervenire con precisione e cognizione di causa su situazioni difficili.

Prendiamo, ad esempio, una situazione piuttosto frequente nella quale ogni professionista odontoiatra si è trovato almeno una volta: un paziente distratto che, di appuntamento in appuntamento, promette di lasciare un acconto all’incontro successivo, procrastinando di volta in volta il pagamento. L’odontoiatra rischia così di trovarsi a completare il piano di cura senza che il paziente abbia mai saldato per intero l’importo. 

A fronte del comportamento scorretto del paziente, tuttavia, spesso corrisponde un certo garantismo parte del professionista, che continua a eseguire le prestazioni nella speranza (a volte vana) che il paziente si ravveda.

Il punto, molto semplicemente, è che non è possibile continuare a eseguire prestazioni odontoiatriche o proseguire i lavori protesici con il laboratorio odontotecnico se i pagamenti non sono in linea con quanto eseguito clinicamente.
In questi casi, la regola d’oro vorrebbe che l’intero preventivo fosse saldato prima dell’ultimo appuntamento, onde evitare che il paziente si renda irreperibile con il piano di cura completo; ma se il problema di un grande insoluto è grave, il tema delle prestazioni marginali è ancora più importante.
 

Piccoli e grandi crediti: attenzione alle spese

A fronte di un grosso insoluto, infatti, la legge mette a disposizione strumenti per il recupero dei crediti e l’importo recuperato può giustificare l’onere di intraprendere un’azione giudiziaria.

Sono i piccoli importi a rappresentare un problema, in quanto frequenti piccole somme non pagate possono trasformarsi in una voce negativa di bilancio che andrà a influire pesantemente sulla gestione dello studio stesso.

Affidarsi a una società di recupero crediti poi, è una soluzione che spesso lascia il tempo che trova: vengono spesso richiesti soldi in anticipo senza alcuna garanzia di recupero. 

Ecco come, allora, una gestione attenta dei crediti e delle modalità di pagamento diventa la nostra prima linea di difesa nei confronti dei cattivi pagatori.

Il tema del recupero crediti è tanto spinoso quanto fondamentale, e la sua trattazione non si può certo esaurire nello spazio di un articolo: per questo motivo, dedico una sezione specifica del corso Dental Office Manager VENDITE all’argomento.

Se desiderate conoscere tutti gli aspetti del rapporto creditizio con il cliente, e apprendere strategie efficaci per proteggere il vostro studio dai cattivi pagatori, vi invito a partecipare al corso "DOM VENDITE: La chiusura del preventivo".

Simone Giacobbe
Dental Office Manager Master Trainer 

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