Come abbiamo visto nel nostro precedente articolo “La persona giusta al posto giusto: perché fare una valutazione del tuo team è il modo migliore per aumentare la produttività”, la motivazione e la realizzazione personale sono aspetti fondamentali per il nostro lavoro e per la produttività dell’intero team, in misura ancor più rilevante della retribuzione economica.
La capacità di un team di rispondere a elevati carichi di lavoro che una sala d’attesa sempre piena richiede, dipende in larga parte proprio dagli stimoli positivi ricevuti sul lavoro e dalla conseguente
gratificazione personale.
Il punto è che di fronte a un picco di lavoro arriva il momento in cui sembra che il sistema non sia più in grado di sostenere la pressione, e quindi si renda necessario un aiuto dall’esterno.
Il tempo, oltre ad essere forse la risorsa più importante di tutte,
non può essere comprato se non sotto forma di “ore uomo”, ovvero di personale aggiuntivo.
Ma queste nuove figure – oltre al costo monetario e fiscale di un dipendente in più – richiedono ulteriori risorse per funzionare al meglio, nella fattispecie
formazione e
strumenti per lavorare. Lo scenario tipico diventa quindi il seguente: di fronte all’urgenza si decide di assumere e ci si ritrova in una situazione paradossale dove la pressione sembra ancora maggiore perché al lavoro ordinario si aggiunge anche la necessità di formare e seguire la nuova risorsa.
L’alternativa, come abbiamo già visto, è
lavorare in modo attento sulla gestione delle risorse umane.
Time management
La gestione del tempo – o
time management – è il punto d’incontro di due discipline centrali per ogni imprenditore: la gestione delle risorse umane e il controllo di gestione propriamente detto.
Una corretta gestione del tempo permette di ottimizzare le risorse, aumentare la produttività e rendere più snelli i protocolli di lavoro. Messa al servizio di una cultura e un ambiente lavorativo sereno, proattivo e collaborativo, i risultati sono sorprendenti.
Da dove partire, quindi?
Sebbene lo sviluppo di specifiche competenze imprenditoriali attraverso la formazione continua o l’accesso a una consulenza professionale siano i metodi più efficaci per introdurre il
time management all’interno della routine di studio, ci sono alcuni accorgimenti che ogni team può adottare e mettere in pratica da subito:
1)
Individuate e definite i tempi medi per portare a termine i compiti più comuni: il primo passo per ottimizzare il tempo è comprendere dove viene perso.
2)
Pianificate e definite le priorità: spesso
urgente non coincide con
importante. Uno degli errori più comuni è pensare che le urgenze abbiano la priorità su tutto, quando di solito è vero il contrario. Nella vostra routine dovreste dare la priorità a ciò che è importante e urgente e in seconda battuta a ciò che è importante ma non urgente. Delegate e posticipate il resto. Scoprirete in fretta che molte delle
urgenze non sono affatto tali e che possono aspettare qualche ora.
3)
Compiti e responsabilità devono essere chiari per tutti: la confusione nei ruoli fa perdere un sacco di tempo e rischia di generare malintesi. Stabilire chi deve fare cosa e quando. Ovvero selezionare la persona giusta e collocarla al posto giusto. Individuare ruolo con posizione scoperta, caratteristiche che appartengono a quel ruolo e quindi selezionare la persona che per capacità e competenze può ricoprire la posizione. Una brava assistente non per forza sarà anche una brava segretaria e viceversa. Applicare questo metodo è ciò che più permetterà di iniziare a risparmiare tempo e ad evitare inutili arrabbiature.
4)
Dedicate risorse a quei compiti che possono farti risparmiare tempo in futuro: se vogliamo questo punto è un corollario del punto 2). Ad esempio, una corretta archiviazione documentale viene spesso rimandata all’infinito perché vista come poco importante: è vero piuttosto il contrario. Investire un po’ di tempo nell’ordinare e definire le regole con cui si conservano i documenti farà risparmiare tempo e preoccupazioni in seguito.
5) Ultimo e fondamentale punto:
attenzione al multitasking. In uno studio dentistico le persone sono sempre poche rispetto alla mole di lavoro e burocrazia alla quale fare fronte, importante tuttavia, è rispettare le priorità che come detto in precedenza andranno individuate con attenzione di modo da ottimizzare i tempi. Svolgete un compito alla volta, a seconda delle priorità definite in precedenza. Il resto viene dopo, l’ordine è ciò che più vi aiuterà a mantenere i tempi prefissati.
