Avete mai sentito parlare del
ciclo di Deming? Si tratta di un
metodo di gestione del lavoro che in realtà molti di voi applicano (almeno in parte) in modo inconsapevole, e si basa su un principio molto semplice:
per ottenere ottimi risultati bisogna tenere d’occhio l’obiettivo (la qualità) e ripetere quattro azioni specifiche fino a che non si è ottenuto il risultato desiderato.
Il Ciclo di Deming è un semplice – ma non scontato – mezzo per migliorare aspetti specifici della vostra attività in maniera analitica, attraverso un
ciclo ben preciso che prevede 4 fasi: Pianificare, Fare, Verificare, Agire.
Perché applicare il ciclo di Deming
Prima di addentrarci nell’analisi del metodo vero e proprio sono necessarie alcune considerazioni.
Quante volte i buoni propositi cadono nel vuoto? Perché alcuni progetti di sviluppo del vostro studio odontoiatrico si arenano in un nulla di fatto, a volte ancora prima di partire? Perché
migliorare le cose è così difficile?
La risposta è molto semplice: perché
i progetti vanno gestiti. La sola volontà di migliorare i processi del vostro studio odontoiatrico – siano essi la gestione dell’agenda, del flusso di lavoro o l’attuazione di una strategia di marketing per raggiungere nuovi clienti – non è sufficiente: serve metodo.
L’entusiasmo e la voglia di fare non sono sufficienti per raggiungere risultati duraturi: è qua che il Ciclo di Deming entra in gioco, e
imparare a gestire i propri progetti in maniera efficace oggi è ancora più importante, perché la crisi economica determinata da COVID impone a tutti di trasformare il modo di lavorare, di gestire i clienti e lo studio stesso.
Senza un metodo efficace, il rischio è di fare moltissimi sforzi senza ottenere risultati concreti, con le conseguenze che potete ben immaginare.
Pianificare – Fare – Verificare – Agire: in teoria…
Il Ciclo di Deming si basa su un presupposto molto semplice:
raggiungere risultati eccezionali è frutto di un processo di aggiustamento e controllo continuo. Per questo i buoni propositi che non hanno una progettualità alle spalle sono destinati a fallire.
Il Ciclo di Deming promuove il
miglioramento continuo dei processi e l’utilizzo ottimale delle risorse attraverso una interazione costante di 4 fasi: Pianificare, Fare, Verificare e Agire.
Pianificare è il primo passo: si stabilisce un obiettivo e si pianificano le azioni necessarie per ottenere i risultati attesi. È il primo, importante momento in cui si scompone il problema e si cerca di suddividerlo in problemi più piccoli e facili da risolvere.
Fare è il passo successivo: si inizia a lavorare sull’operatività, si applicano le soluzioni e si raccolgono i primi dati da destinare alle fasi successive.
Verificare è il momento in cui analizzare i risultati parziali, vedere se le soluzioni applicate portano cambiamenti, confrontare i risultati ottenuti con quelli attesi e – alla luce di questi – apportare le eventuali correzioni
Agire è l’ultimo passo del ciclo: in questa fase si correggono le azioni e le si implementa definitivamente prima di passare al ciclo successivo.
A questo punto il ciclo riparte da capo da una base più solida.
…e in pratica
Proviamo ora ad applicare il Ciclo di Deming a un contesto reale. Prendiamo come spunto l’
articolo sul Pricing, pubblicato qualche settimana fa, in cui dicevamo che
una buona politica di prezzo è dieci volte più efficace di una politica di taglio delle risorse.
Ipotizziamo la situazione di uno studio odontoiatrico che – a seguito della crisi attuale – si trovi a dover fare delle scelte e faccia la coraggiosa scelta di investire invece di tagliare. Decide quindi di rivedere la propria operatività e le politiche di prezzo.
Nella prima fase –
Pianificare – il titolare di studio deve stabilire quali sono gli obiettivi e per farlo deve sapere di quanto è calato il fatturato, qual è la cifra da recuperare, ma anche conoscere il costo orario dello studio, delle prestazioni, spese fisse e variabili… tutto nell’ottica di avere i dati indispensabili per pianificare consapevolmente.
Nella seconda fase –
Fare – si applicano le strategie decise: si modificano i prezzi su alcune prestazioni di test e si raccolgono dati sulla percezione dei pazienti, sul numero di preventivi chiusi e sull’aumento o la diminuzione del fatturato, dei costi e delle spese.
Nella terza fase –
Verificare – si tirano le somme su quanto appena fatto. Le modifiche di prezzo applicate hanno avuto risultati positivi? In che misura hanno inciso?
Nella quarta fase –
Agire – alla luce di quanto verificato, si rendono definitive le modifiche e si riparte da capo, magari estendendo la politica di pricing ad altre prestazioni.
Il vantaggio di questo metodo è la
possibilità di sperimentare con consapevolezza, valutare i risultati e rendere definitive solo le modifiche che portano un reale miglioramento nella gestione dello studio, in un
processo continuo di sviluppo necessario per raggiungere obiettivi sempre più alti.
