Nella
moderna gestione dello studio odontoiatrico si sente parlare sempre più spesso di
Controllo di Gestione, ovvero di quell’insieme di tecniche e pratiche volte a migliorare e ottimizzare la gestione interna dei processi economici e lavorativi dello studio.
Ora, il punto è che di per sé,
il Controllo di Gestione è una prassi alla base di una qualsiasi impresa; non si tratta pertanto di nulla di particolarmente difficile o astruso. Volendo fare un parallelismo, potremmo pensare a un’attenta gestione dell’economia domestica come a un Controllo di Gestione familiare: considerata da questo punto di vista, è più semplice, per un titolare di studio, accettare la prospettiva di rivedere le modalità gestionali dello studio.
L’obiettivo di ogni studio odontoiatrico, in quanto impresa, è quello di generare dei profitti e possibilmente di crescere. Ovviamente non possiamo paragonare la gestione domestica alla complessa gestione di una realtà odontoiatrica. L’evoluzione del mercato, dei pazienti e della struttura degli studi stessi ha reso necessario l’utilizzo di un approccio analitico e mirato, come sempre non è facile trovare soluzioni semplici a tematiche complesse.
Questo non significa tuttavia (ed è uno dei motivi per cui molti titolari di studio continuano a rimandare una nuova e migliore gestione del proprio studio a “
quando ci sarà tempo…”) che il Controllo di Gestione debba essere visto come un’attività di cui aver paura o eccessivamente complessa.
Il report di controllo: iniziare dalle basi.
Il report di controllo è uno strumento essenziale nel Controllo di Gestione, la cui funzione è di generare dei dati. Lo scopo è di raccogliere i numeri importanti per lo studio e analizzarli nell’insieme per poter rilevare criticità e positività nella gestione stessa.
Prima di tutto occorre essere consapevoli che la produzione e il controllo dei numeri non servono a niente in quanto tali ma solo nella misura in cui sono in grado di “attivare delle azioni”. Il
dato, il
report preso in sé è infatti sterile se non costituisce la base di una serie di azioni volte al miglioramento di un determinato aspetto – economico o gestionale – dello studio.
Semplicità e frequenza
Come in tutte le cose, è opportuno partire dalla semplicità;
è inutile costruire sistemi di controllo/report troppo complicati e articolati. È sufficiente cominciare con il controllo di pochi parametri, abituandosi a guardarli e commentarli con cadenza prestabilita e, una volta decise delle azioni, verificare su tali parametri l’effetto delle azioni intraprese. Solo quando si sarà presa dimestichezza con il
metodo e compreso il funzionamento delle dinamiche economiche di base si potranno ulteriormente inserire nuovi parametri e analisi più sofisticate.
È fondamentale abituarsi a “leggere” tali numeri con una frequenza prestabilita che dipende a sua volta dal tipo di parametro da tenere sotto controllo (settimana, mese, trimestre), effettuando confronti con periodo/dati omogenei in maniera tale da avere un riferimento di tendenza (miglioramento, stabilità, peggioramento). Il dato corrente rappresenta una “fotografia”, mentre il dato corrente confrontato con un altro riferimento (anno precedente e/o budget) fornisce un “filmato” degli accadimenti.
Da dove cominciare?
La domanda più frequente che viene posta durante i nostri corsi di Controllo di Gestione è:
da dove devo cominciare? Prima di dare una risposta, è importante capire che il
Report di Controllo è uno strumento da applicare a situazioni molto diverse. Non esiste quindi una risposta univoca per ogni studio, ma a seconda delle situazioni contingenti, alcuni titolari potrebbero preferire iniziare dall’analisi dei costi dei materiali, altri dal rapporto pazienti/ore di poltrona, altri dall’efficienza del flusso di lavoro amministrativo.
Molto spesso si tratta di “fermarsi un attimo” e ragionare su cosa ci si aspetta dal proprio studio e cominciare ad individuare le determinanti di tale obiettivo. Un buon suggerimento è iniziare da ciò che innesca tutto il processo e cioè dall’
entrata nello studio. Un ulteriore suggerimento pratico parte dalla logica di “priorità” e cioè cominciare ad impostare un sistema che controlli quelli che si reputa siano i parametri più impattanti per il risultato economico dell‘i
mpresa-studio.
